Live-Bands buchen und engagieren – Vorteile & Tipps

Ein großes Fest ohne Musik wäre eine ereignislose Angelegenheit. Ein Live-Auftritt mit Profimusikern zählt zu den besten Ideen, um das Publikum mit einer besonderen Überraschung zu bezaubern.

So wird Live-Musik zu einem einzigartigen Erlebnis

Live-Musik nimmt den Gästen das passive Gefühl heraus, das sie haben, wenn sie Songs aus Boxen hören. Selbst mit einem DJ kommt man nicht an das authentischere Erlebnis heran, die Musiker hautnah zu erleben. Sind die Mitglieder der Band gut gelaunt, was tragen sie? Bei Live-Auftritten bekommt man auf diese Fragen eine Antwort.

Die Veranstalter entscheiden selbst, welche Atmosphäre sie mit einem Live-Auftritt in den Veranstaltungssaal bringen möchten. Möglicherweise ist ein Solomusiker besser geeignet als eine ganze Band? Dieser wäre eine Option, wenn die Musik sich nicht allzu sehr in den Vordergrund drängen soll. Ein einzelner Künstler sorgt für eine intimere und zurückhaltende Atmosphäre.

Wenn Sie Ihre Gäste mit Live-Musik beglücken, fühlen sie sich wertgeschätzt. Viele von ihnen werden den Verdacht hegen, der Organisator sei eine kreative Persönlichkeit, die seinen Job und sein Handwerk versteht. Wer hingegen wird sich an ein Fest erinnern, auf dem Radiomusik lief und die Gäste nur Pommes Frites zu essen bekamen? Die Originalität einer Veranstaltung sorgt für unvergessliche Momente, die man auch noch seinen Kindern und Enkeln erzählen wird.

Ein zentraler Punkt für Organisatoren ist die Auswahl der Musikrichtung. Soll die Band Jazz, Pop oder doch lieber Rock spielen? Letzteres eignet sich besonders gut für Partys und Feste, während auf Seniorenabenden in der Regel Blas- und Volksmusik gut ankommt. Recherchieren Sie als Gastgeber im Internet nach möglichen Bands und den Preisen, zu denen sich die Mitglieder bestellen lassen.

Live-Musik bringt das Publikum häufiger dazu, sich zu bewegen und zu tanzen als aus Lautsprechern ertönende Studiomusik. Es kommt aber auch auf die Künstler an. Einem klassischen Ensemble werden die meisten Leute bis auf den Applaus ohne große Reaktionen zuhören.

Diesen Herausforderungen sehen sich Gastgeber gegenübergestellt

Um Kosten einzusparen, gibt es eine unüberschaubare Anzahl an Methoden. Findet die Feier die ganze Nacht hindurch statt und ist erst um fünf Uhr morgens beendet, müssen Sie den Künstlern ein besonders hohes Honorar anbieten. Treten die Musiker mehrmals auf, sollten Veranstalter mit höheren Kosten rechnen. Anders sieht es aus, wenn sie sich nur einmal für 60 Minuten auf die Bühne stellen müssen. Die Kostenhöhe ist natürlich auch abhängig von der Anzahl der Musiker.

In manchen Fällen ist es möglich, auf ein oder zwei Künstler zu verzichten. Zumindest, wenn die fehlende Person nur eine Nebenrolle einnähme. Statt eines Trios sind Duos denkbar, ein Quartett lässt sich wiederum in ein Trio umwandeln. Als Ergänzung eignet sich diesem Fall ein Playback, das das fehlende Mitglied vor der Veranstaltung aufgenommen hat.

Der Anfahrtsweg für die Musiker fällt ebenfalls in die Kostenberechnung rein. Achten Sie als Organisator darauf, dass Sie eine Band in Ihrer Umgebung buchen.

Wer sich eine Musikgruppe ausgesucht hat, die zur Veranstaltung passen könnte, wird ihr eine Nachricht schreiben müssen. Melden sich die Musiker schnell zurück, können Sie sich glücklich schätzen. Eine Absage oder gar keine Antwort zu erhalten, kann viele Gründe haben. Vielleicht haben die Künstler viel zu tun oder treten nicht auf Festen auf.

Es gibt Buchungsplattformen, auf der einem die passende Liveband zugeteilt wird. Die Suche nach den richtigen Musikern erleichtert sich auf diese Weise, da die jeweilige Gruppe auf jeden Fall bereit für einen Auftritt ist.

Schwierigkeiten und Herausforderungen für die Musiker

Es gibt Musiker, die ihr Geld hauptsächlich mit Live-Auftritten auf Veranstaltungen verdienen. Für sie ergeben sich ebenfalls oft trickreiche Situationen. Sie müssen sich etwa im Geschäft behaupten. Denn wenn eine Veranstaltung in der Nähe stattfindet, haben die Organisatoren möglicherweise ganz andere Bands und Musiker im Blick. Um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen, ist es für Live-Musiker sinnvoll, auf sozialen Netzwerken aktiv zu sein. Dies bedeutet allerdings zusätzliche Arbeit.

Ein Weg zum Erfolg besteht darin, alle Einladungen anzunehmen. Auch solche, die auf den ersten Blick unattraktiv wirken, wie Firmenauftritte.

Selbstverständlich müssen Live-Musiker darauf achten, während des Auftrittes in Topform zu sein – auch, wenn es ihnen nicht gut geht. Die Eigenmotivation hilft ihnen hier weiter, übrigens auch bei der Vorbereitung der Veranstaltung. Wer gerade erst mit seiner Karriere als Bandmusiker beginnt, wird wohl einige Rückschläge erleben müssen. Doch wer schneller zum Erfolg kommen will, darf sein Ziel nicht aus den Augen verlieren.

Die Art der Bezahlung stellt für manche Musiker eine Herausforderung dar. Vor allem, wenn die Organisatoren im Voraus von ihnen einen Geldbetrag verlangen. Werden zu wenige Tickets verkauft, macht der Musiker mit dieser Methode des Veranstalters Verluste. Ohnehin sollten sich nur erfahrenere Künstler auf solch ein Angebot einlassen. Professionelle Veranstalter tendieren dazu, den Künstlern nichts im Voraus in Rechnung zu stellen.

Auch für Musiker können Buchungsplattformen eine Hilfe sein. Die Betreiber solcher Netzwerke verstehen die Herausforderungen sowohl der Veranstaltungen als auch der Künstler und unterbreiten beiden ein faires Angebot.

Organisatoren müssen die Räumlichkeiten analysieren

Wer eine Veranstaltung auf einer fest zugewiesenen Fläche plant, muss ermitteln, wie viele Gäste maximal auf sie passen. Vom verfügbaren Platz ist unter anderem der Bereich für die Musiker abzuziehen. Generell empfehlen wir eine Länge von sieben und eine Breite von vier Metern. Spezifische Bedürfnisse und Gegebenheiten sind zu berücksichtigen.

Verantwortungsvollen Organisatoren ist bewusst, wie viele Ausrüstungsgegenstände eine Band oder selbst ein Solo-Künstler mitbringt. Am Parkplatz muss ausreichend Platz vorhanden sein, um Instrumente und die Elektronik problemlos hin- und hertransportieren zu können.

Befinden sich Empfangs- und Warteräume in einer höheren Etage, ist kräftiges Personal gefragt, das die schwere Ausrüstung hochträgt.

Mit diesen Tipps organisieren Sie alles perfekt

Jeder gute Organisator erstellt für den Tag der Veranstaltung einen Zeitplan. Er notiert sich, welches Event zu welcher Uhrzeit stattfindet.

Im Verhältnis zu den Gästen sollten die Musiker bevorzugt behandelt werden. Es wäre ungeschickt, wenn sie sich anstellen müssten, um auf ihr Essen zu warten. Bieten Sie der Band an, ihre Gegenstände mit einer Spedition an den Veranstaltungsort fahren zu lassen.

Vor dem Auftritt müssen die Künstler ausreichend Zeit haben, um sich herzurichten und Soundchecks durchführen zu können.

Die Vereinbarungen zwischen Veranstalter und Musiker sollten auf jeden Fall in einem Vertrag festgelegt werden, damit Rechtssicherheit herrscht. Die Kommunikation zwischen beiden Parteien sollte reibungslos über Handy oder E-Mail ablaufen.

Alle Infos auf einen Blick

• Mit Live-Musik erhalten Ihre Gäste eine schöne Feier, die ihnen lange in Erinnerung bleiben wird.
• Die passende Musikrichtung hängt von der Altersgruppe und der gesellschaftlichen Schicht des Publikums ab.
• Das Organisieren von Live-Musik kann für Veranstalter und Musiker gleichermaßen eine Herausforderung darstellen. Künstler benötigen genügend Aufträge, während Veranstalter sich Gedanken um die Finanzierung des Events zu machen haben.
• Um die Auswahl der passenden Musiker zu erleichtern, stehen den Organisatoren Plattformen bereit, auf denen sie die passende Band zugeteilt bekommen.